Digitale Geschäftsprozesse haben sehr viele Vorteile für Unternehmen. Sie sind messbar und steuerbar, effektiv und effizient, bieten Prozesssicherheit und können automatisiert werden. Das alles ist aber nur möglich durch einen transparenten Ablauf der Prozesse.
Was bedeutet Transparenz?
Nachverfolgbarkeit von aktiven und abgeschlossenen Prozessen wird durch automatische, vollständige Dokumentationen sichergestellt.
Monitoring, Steuerung und Anpassung laufender Prozesse wird durch eine zentrale Kontrollinstanz mit individualisierbaren Dashboards erleichtert.
Mitarbeiter sehen eigenen Fortschritt bei Aufgaben ein und erhalten Erinnerungen zu offenen Schritten.
Durchlaufzeiten und Engpässe können schnell erkannt werden.
Das Management hat verschiedene Möglichkeiten zur Auswertung und somit Transparenz über die Vorgänge in den einzelnen Abteilungen.
Transparenz ist die Grundlage für Effizienz und Effektivität.
Die klassische Bedarfsmeldung ist weit verbreitet und kommt in fast allen Unternehmen zum Einsatz.
In einem analogen Prozess füllt man das Formular händisch aus und gibt es an seinen Vorgesetzten. Doch was passiert danach? Kann das irgendwo eingesehen werden? Die Antwort ist: Nein! Es gibt keine Info darüber, ob der Vorgesetzter die Anfrage freigegeben hat, oder ob sie möglicherweise vom Bereichsleiter noch freigegeben werden muss. Ist sie beim Einkauf angekommen? Wurde die Ware schon bestellt? All das ist in einem analogen Prozess leider nicht nachvollziehbar.
Bildet man die Bedarfsmeldung in einem digitalen Prozess ab, werden die einzelnen Schritte und Freigabestufen transparent. Durch eine strukturierte Dateneingabe mit Hilfe von Dialogfeldern kann die Eingabe als Freitext, Auswahlfeld oder auch als Checkliste erfolgen. Durch SQL Datenbankintegrationen können weitere wichtige Informationen direkt in den Prozess geladen werden. Ein Beispiel hierfür ist die Artikelnummer des benötigten Produktes. Nachdem die Bedarfsmeldung erfasst wurde, läuft automatisch das Routing gemäß der festgelegten Freigabestufen ab. Diese können sich an der Hierarchie des Unternehmens orientieren. Der Antragsteller kann zu jeder Zeit den Bearbeitungsfortschritt einsehen. Es werden Eskalationszeiten festgelegt, damit die Bedarfsmeldung nicht irgendwo im Prozess hängen bleibt. Nach erfolgter Freigabe startet die automatische Übertragung in beispielsweise das ERP-System über eine REST-API Schnittstelle. Der Einkauf kann von hier aus dann direkt die Bestellung aufgeben. Jeder Schritt im Prozess ist jederzeit einsehbar - es herrscht vollständige Transparenz.
An diesem Beispiel kann man sehr einfach erkennen, wie wichtig und vor allem auch hilfreich die Transparenz interner Geschäftsprozesse ist. Die Prozesse im Unternehmen sind nicht nur transparent, sondern werden dadurch auch messbar und nachvollziehbar. Schwachstellen, Engpässe und Handlungsbedarfe können somit direkt aufgedeckt und behoben werden.
Die Steigerung der Wertschöpfung eines Unternehmens kann durch digitale Geschäftsprozesse erreicht werden.