Das Thema Digitale Transformation ist noch vor ein paar Jahren auf taube Ohren oder Widerstände in mittelständischen Unternehmen gestoßen. Die Pandemie hat jedoch alles verändert. Plötzlich mussten die Mitarbeitenden aus dem Homeoffice arbeiten und somit digital auf Daten und Dokumente zugreifen können. Hybride Teams und eine Vernetzung sind nicht mehr wegzudenken.
Der Digital Office Index des Bitkoms zeigt, dass der Großteil der befragten Unternehmen schon digitale Tools wie ERP-, CRM, ECM- Lösungen einsetzt. Bedeutet das jetzt, dass der Mittelstand schon in der digitalen Welt angekommen ist? Die Antwort ist ein Einfaches „Ja, aber“. Durch die Pandemie mussten die Unternehmen schnell Tools einführen, damit die Mitarbeitenden auch im Homeoffice arbeiten konnten. Somit gab es keine Chance die Prozesse ganzheitlich zu betrachten und diese digital abzubilden. Das Ergebnis sieht also wie folgt aus: Teams, Tools und Daten arbeiten mehr aneinander vorbei, als dass sie miteinander arbeiten. Medienbrüche finden weiterhin statt und die Prozesse sind eher komplexer geworden und nicht wirklich effizienter.
Nur wer mit einer ausgearbeiteten Strategie digitalisiert, hat ein wirkliches Erfolgspotential und kann den Unternehmenserfolg entlang der Wertschöpfungskette steigern.
Hier sind fünf Faktoren für eine erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand
1. Digitalisierung bietet einen Mehrwert für den Kunden Wichtig bei der Digitalisierung ist es, dass der Kunde nicht aus den Augen verloren wird. Nur dann ist eine Steigerung entlang der Wertschöpfungskette möglich. Es sollen Prozesse optimiert und ggf. sogar automatisiert werden. Dadurch können Kundenanfragen schneller und effizienter bearbeitet werden. Wenn die Prozesse aber nur komplexer werden, hat der Kunde nichts gewonnen, sondern es kommt zu Lieferverzögerungen und dadurch zu verärgerten Kunden. Die Effektivität des Unternehmens steht immer noch vor der Effizienz. Daher sollten Digitalisierungsprojekte auf die Effektivität abzielen um dann als Folge eine Steigerung der Effizienz zu ermöglichen.
2. Digitalisierungsstrategie mit konkreten Zielen
Mit Hilfe des digitalen Reifegrades kann ein Unternehmen seinen aktuellen Stand der Digitalisierung herausfinden und darauf aufbauend eine Digitalisierungsstrategie erstellen. Wichtig dabei sind klar formulierte Ziele und ein daraus abgeleiteter Fahrplan. Ein ganzheitlicher Ansatz ist hier sehr wichtig, denn sonst gibt es viele verschiedene Insellösungen im Unternehmen, die nicht wirklich zusammenarbeiten. Daher sollte auch erst die Strategie stehen, bevor Tools und Technologien ausgesucht werden.
3. Nach der Prozessoptimierung erfolgt die Prozessdigitalisierung
Nach den Worten von Thorsten Dirks (Vorstandsmitglied der Lufthansa AG) „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“ sollten sie es tunlichst vermeiden direkt mit der Digitalisierung zu starten. Der erste Schritt sollte die genaue Aufnahme des analogen Prozesses sein und im zweiten Schritt versuchen sie diesen zu optimieren. Erst wenn ein Prozess diese beiden Schritte durchlaufen hat, sollte dieser digital abgebildet werden. Durch die Automatisierung können Prozesse viel schneller ablaufen und die Mitarbeitenden sich auf wichtigere Themen fokussieren. Digitalisierung bedeutet also vor allem auch Veränderung, denn die Prozesse sollen auch in der Zukunft noch zielführend sein.
4. Mitarbeitende frühzeitig einbinden und für die Digitalisierung gewinnen
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, das Arbeiten mit einem neuen System sowie neue Abläufe verändern den Arbeitsalltag. Daher ist Kommunikation das A und O im Unternehmen. Je früher die Mitarbeitenden einbezogen werden, desto offener sind sie für die Veränderung. Und wer weiß besser, wie ein Prozess abläuft und wo seine Tücken sind. Das Detail-Wissen über die Prozesse haben die Mitarbeitenden und sind somit wichtige Akteure bei der Prozessdigitalisierung. Change-Management kann nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle an einem Strang ziehen und bereit für Veränderungen sind.
5. Die Digitalisierung messen und eventuell die Strategie nachjustieren
Die klar gesetzten Ziele möchte man erreichen. Das ist aber nur möglich, wenn die gesetzten Ziele auch messbar sind. Mit welchen Kennzahlen kann der Grad der Digitalisierung gemessen werden? Wie lassen sich diese KPIs ermitteln und wie stellt das Digitalisierungsteam sicher, dass aus den Daten auch Erkenntnisse gezogen und aus diesen Erkenntnissen wiederum Entscheidungen abgeleitet werden? Erfolge können erst gefeiert werden, wenn man den ROI von großen Projekten wirklich kennt und auch beziffern kann.
Mit Hilfe dieser fünf Faktoren können Sie das Thema Digitalisierung angehen. Wir von up4digital stehen Ihnen gerne zur Seite und unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.