Die manuelle Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von Eingangsrechnungen stellen nicht nur einen enormen Zeitaufwand dar, es entstehen auch hohe Kosten. Skontofristen werden immer wieder durch längere Liege- und Bearbeitungszeiten verpasst. Des Weiteren kann keine ausreichende Transparenz sichergestellt werden. Es ist schwierig nachzuvollziehen, bei welchem Sachbearbeitenden die Rechnung gerade liegt.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – was ist das?
Unter der Eingangsrechnungsverarbeitung versteht man den Weg von der eingehenden Rechnung bei der Poststelle bis hin zur Buchhaltung. Dieser Prozess lief früher vollständig manuell ab. Aus Effizienz- und Transparenzgründen entscheiden sich viele Unternehmen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. In vielen Fällen ist das der Start in die digitalen Geschäftsprozesse.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – was sind die Vorteile?
Rechnungen können schneller bearbeitet und freigeben werden
Höhere Transparenz
Klare Zuweisung an Verantwortliche
Keine Liegezeiten oder Rechnungsverluste
Freie Personalkapazitäten durch weniger Bearbeitungsaufwand
Skontofristen können besser ausgenutzt werden
Reduzierung von Fehleranfälligkeit
Schnittstellen zu ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen
Homeoffice ist für die Mitarbeitenden möglich
Ablage und Archivierung nach GoBD-Richtlinien
Umweltfreundliches Unternehmen durch Papiereinsparungen
Individuell konfigurierbar
Wie digital ist der Rechnungseingang in Unternehmen?
In der Studie „Digital Office Index 2022“ vom Bitkom ist klar ersichtlich, dass Unternehmen vermehrt auf digitale Rechnungen umgestellt haben. 72% der befragten Unternehmen erstellen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital. Jedoch kommt der überwiegende Teil der Rechnungen per E-Mail oder per Post bei den Unternehmen an. Bei 60% der befragten Unternehmen ist das Standardformat der Rechnung die PDF. Es sollte jetzt unterschieden werden, wie die Weiterverarbeitung der Rechnungen erfolgt. Erfolgt die Bearbeitung weiterhin nur per E-Mail kann nicht von einem digitalen Prozess gesprochen werden.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – was sind die Herausforderungen?
Mit folgenden Hemmnissen sehen sich die Unternehmen bei der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung konfrontiert:
Hoher Anteil an Papierbelegen
Fehlende technische Möglichkeiten
Fehlendes Know-how zur Erstellung von E-Rechnungen
Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben
Viele unterschiedliche Formate wie Standard-PDF, X-Rechnung, ZUGFeRD, XML und EDI
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – wie werden die unterschiedlichen Formate erfasst?
Die größte Herausforderung ist hierbei, alle Eingangsrechnungen unabhängig von Format und Medium zu erfassen und digital bereitzustellen, damit die weiteren Prozessschritte der Rechnungsverarbeitung durchlaufen werden können.
Hierfür braucht es eine Lösung, die Rechnungen aus allen möglichen Eingangskanälen verarbeiten kann. Ob PDF, Papier oder Fax, es muss eine automatische Datenerkennung mit OCR (Optical Character Recognition) angebunden sein. Im Optimalfall werden die eingehenden Dokumente nicht nur erkannt und klassifiziert, sondern auch die Inhalte direkt extrahiert.
Ein weiterer Prozessschritt ist die Prüfung nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes. Des Weiteren kann das System auch die rechnerische Erstprüfung übernehmen.
Bei Rechnungen, die im ZUGFeRD-Format oder via EDI eingehen, können die Inhalte direkt ausgelesen und in den Folgeprozess übertragen werden.
Ein System nutzen, das den gesamten Prozessablauf abbildet
Die meisten herkömmlichen Lösungen aus den Bereichen Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) decken im Regelfall nur die digitale Bereitstellung und die digitale Archivierung von Dokumenten ab. Das erfüllt zwar Compliance-Anforderungen und stellt Revisionssicherheit dar, jedoch werden die vollen Optimierungspotentiale damit nicht genutzt.
Möchten Sie einzelne Prozessschritte der Eingangsrechnungsverarbeitung automatisieren? Dann benötigen Sie eine ganzheitliche Plattform, die zusätzliche Features bietet.
Für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung stellt die automatische Eingangsrechnungsprüfung eine wichtige Funktion dar. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz, die durch manuelle Korrekturen lernt, werden alle relevanten Informationen wie Kopf-, Fuß- und Positionsdaten automatisch ausgelesen. Durch das kontinuierliche Nutzen und Optimieren solcher Software ist der Prozess in der Lage die Eingangsrechnung mit höchster Genauigkeit eigenständig zu prüfen.
Die eingesetzte Lösung sollte die erkannten Rechnungsdaten im besten Fall automatisch erfassen und die Belege zur sachlichen Prüfung an festgelegte Nutzer:innen weiterleiten. Um Medienbrüche und Informationsverluste zu verhindern, sollten die Bearbeitenden Rückfragen, Kommentare und Fehlerkorrekturen vollständig im System vornehmen können.
Der Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit Hilfe einer Workflow-Engine können Sie die internen Geschäftsprozesse so anpassen, damit eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung entsteht. Schnittstellen ermöglichen ein unkompliziertes Zusammenspiel zwischen der Bestandssoftware (z.B. ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem) und der Workflow-Engine.
Der Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung:
Eine analoge Eingangsrechnung muss zuerst in eine PDF-Datei digitalisiert werden, damit sie dem digitalen Verarbeitungsprozess zugänglich gemacht werden kann. Digitale Eingangsrechnungen können automatisch in den Verarbeitungsprozess integriert werden.
Mit Hilfe einer Erkennungssoftware werden alle relevanten Rechnungsdaten ausgelesen und geprüft – „falsche“ Rechnungen werden aussortiert und können im Nachgang von den Bearbeitenden manuell bearbeitet bzw. korrigiert werden.
Die korrekten Rechnungen werden automatisch zur Prüfung bzw. Freigabe an die verantwortlichen Personen oder Abteilung weitergeleitet.
Schnittstellen ermöglichen es, dass die freigegebene Rechnungen direkt an ein ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder WaWi-System übermittelt werden.
Die Speicherung aller Rechnungen nach GoBD-Grundsätzen in einem digitalen Archiv wird sichergestellt. Bei Bedarf sind sie sofort wieder einsehbar.
Jeder einzelne Schritt des Prozesses wird protokolliert. Prozessbeteiligte können den aktuellen Status sowie den gesamten Weg einer Eingangsrechnung jederzeit nachvollziehen.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – maximieren Sie Ihren Unternehmenserfolg
Der Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung zahlt sich auf jeden Fall aus. Es ist nicht nur der erste Schritt in die Digitalisierung, sondern Sie profitieren von mehr Zeit und Sicherheit, geringeren Kosten, weniger Fehlern, höherer Agilität und einem besseren Cashflow.
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