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Digitale Personalabteilung

Laut einer Studie des Bitkom sind die Personal- / HR-Abteilungen im Vergleich zu den anderen Unternehmensbereichen Vorreiter bei digitalen Geschäftsprozessen. Es gibt aber im Personalmanagement noch immer einige Prozesse, die häufig noch papierbasiert und nicht mit digitalen Workflows ausgestattet sind.





Wie sehen digitale Prozesse in den einzelnen Bereichen der Personal- bzw. HR-Abteilung aus und welche Vorteile bieten diese den Unternehmen?





Personalanforderung

In einem digitalen Workflow können die AbteilungsleiterInnen ihre Personalanforderungen auf der Digitalisierungsplattform einstellen und direkt auch mit angeben, welche Qualifikationen mit der Stelle einher gehen sollen. Die AntragstellerInnen können jederzeit nachvollziehen in welchem Status sich ihre Personalanforderung befindet und das Management hat eine Übersicht über alle Personalanforderungen im Unternehmen.



Stellenausschreibung

Zu jedem Stellenprofil können Vorlagenbausteine angelegt werden. Diese wählen die AntragstellerInnen direkt aus und generieren damit automatisch eine Stellenausschreibung. Durch eine Freigabematrix ist ganz klar definiert Wer, Wann, Was freigeben muss und welche Infos beispielsweise auch an den Betriebsrat gehen müssen. Ausschreibungskontingente für die einzelnen Stellenportale können über den Prozess schnell und einfach freigegeben und vor allem auch gemanagt werden. Die Portale bieten oft Pakete an, die günstiger sind als einzelne Stellenanzeigen. Sie sparen somit viele E-Mails, die hin und hergeschickt werden und vor allem auch Zeit, was ein absoluter Vorteil beim aktuellen Fachkräftemangel ist.


In vielen Unternehmen hat die Personalabteilung ein eigenes Tool für das Bewerbermanagement. Mit Hilfe einer Digitalisierungsplattform kann das Bewerber-Tool und vor allem die Daten und Dokumente in die digitalen Personalprozesse integriert werden. Durch Schnittstellen können die beiden Tools miteinander kommunizieren und allem voran Daten austauschen. Somit entstehen keine Silo-Landschaften, sondern eine integrierte Systemlandschaft im Unternehmen. Die gesamten Informationen aus dem Bewerbungsprozess können am Ende in die digitale Personalakte übertragen werden.

Falls es kein eigenes Tool für das Bewerbermanagement gibt, kann die Bewerberverwaltung auch auf der Digitalisierungsplattform abgebildet werden.

  • Bewerberdaten werden archiviert, strukturiert und organisiert

  • Doppelte Bewerbungen werden vom System identifiziert

  • Auf einem Dashboard gibt eine Übersicht über alle aktuellen Stellen, Bewerber und Bewerbungsphasen

  • Jeder Bewerber erhält eine Bewerberakte, in der alle Daten zentral erfasst werden und später in die digitale Personalakte übertragen werden können

  • Versendung von automatisierten E-Mails zu Eingangsbestätigungen, Einladungen und Absagen

  • Vorlagen für Absagen, Rückfragen oder die Terminplanung erleichtern die Arbeit

  • Die Kommunikation mit den BewerberInnen wird vollständig in der Bewerberakte dokumentiert



Mitarbeiter-Onboarding

Ziel des Onboardings ist es, neue MitarbeiterInnen schnell und vor allem strukturiert in das Unternehmen und das Tagesgeschäft zu integrieren und somit eine langfristige Bindung aufzubauen. Durch definierte Prozesse können Sie neuen KollegInnen alle benötigten Informationen und Dokumente zukommen lassen. Der IT-Abteilung die Benutzeranlage mit allen Rechten zuweisen, Teams über den Start neuer KollegInnen informieren und einen Einarbeitungsplan erstellen, der direkt Termine bei den entsprechenden KollegInnen einträgt. Themen wie Firmenfahrzeug oder Firmenhandy können auch in diesem Prozess direkt abgearbeitet werden.

Daten und Dokumente, die im Rahmen des Onboardings anfallen, werden automatisch in der entsprechenden Personalakte abgelegt und sind dort jederzeit verfügbar. Es besteht auch die Möglichkeit, nach erfolgtem Onboarding ein Protokoll erstellen zu lassen, das alle Informationen zu den abgeschlossenen Aufgaben sowie der erstellten Unterlagen enthält.


Digitale Personalakte

Digitalisieren Sie Ihre Personalakten und steigern Sie Ihre Auskunftsfähigkeit deutlich. Eine digitale Personalakte bietet Ihnen jederzeit den Überblick über alle Personaldaten und Dokumente. Von den Bewerbungsunterlagen bis hin zur Gehaltsabrechnung können Sie dort alle Informationen in einer Anwendung sammeln. Mit Hilfe das integrierten Rechtemanagements stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.

Eine Digitalisierungsplattform bietet Ihnen unter anderem folgende Funktionen:

  • Direkter Zugriff auf die Personalakten über Ihr persönliches Dashboard

  • Durchsuchen von Akten Ihrer Mitarbeitenden

  • Übersicht über alle personenbezogenen Daten, Vorgänge und Dokumente

  • Eskalationsfristen hinterlegen (Ende der Probezeit, Ablauf eines befristeten Vertrags, datenschutzkonforme Löschung von Bewerbungsunterlagen)

  • Revisionssichere Archivierung von Dokumenten

  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen


Digitale Urlaubsanträge

Hinterlegen Sie für alle MitarbeiterInnen den vertraglich definierten Urlaubsanspruch inkl. der Angabe für Teilzeitkräfte und eventuelle Betriebsferien. Die MitarbeiterInnen können über die Digitalisierungsplattform auf ihre Urlaubsübersicht zugreifen, dort den anstehenden Urlaubszeitraum definieren sowie festlegen, ob sie den ganzen Tag, vormittags oder nachmittags freinehmen möchten oder es sich um Sonderurlaub handelt. Anschließend wird der Urlaub mit Wochenenden und Feiertagen sowie dem individuellen Urlaubsanspruch verrechnet. Der Antrag gelangt automatisch zu der für die Freigabe verantwortlichen Person. Die Vorgesetzten haben eine Übersicht, wann welche Mitarbeitenden Urlaub haben und können somit Überschneidungen direkt erkennen und wenn gewünscht vermeiden. Nach der Freigabe können die Team-KollegInnen über die Abwesenheit informiert werden und automatische Einträge in Kalendern generiert werden. Antragstellende haben Transparenz über ihre Urlaubsanträge und erhält eine schnelle Rückmeldung. Führungskräfte haben zu jeder Zeit einen Überblick über alle Urlaube ihrer Teammitglieder und die Personalabteilung kann die freigegebenen Anträge mit nur einem Klick digital verbuchen.


Krankmeldungen digital verwalten

Krankmeldungen können Sie für sich selbst oder eine/n Kollegen/in digital einreichen und dabei den Start- und ggf. Endzeitpunkt frei wählen. Die betroffenen Team-KollegInnen werden automatisch informiert. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bzw. das Attest kann entweder elektronisch angehängt oder als eAU direkt von der Krankenkasse übermittelt werden.

Der digitale Prozess steuert alle Aufgaben entsprechend einem definierten Rechte- und Rollenmanagement und stößt Vertretungsregelungen automatisch an. Die Informationen werden direkt in der digitalen Personalakte abgelegt, dadurch ist diese immer aktuell. Somit hat Ihre Personalabteilung jederzeit eine Übersicht über alle eingehenden, aktiven und abgeschlossenen Krankmeldungen und können alle Vorgänge jederzeit nachvollziehen. Insgesamt gibt es viele Prozesse im Personalmanagement, die durch digitale Workflows unterstützt werden können, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.


Informieren Sie sich jetzt, wie Sie mit up4digital als Partner an Ihrer Seite die Personalprozesse in Ihrem Unternehmen digital und somit effizient und effektiv abbilden können.


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