Wie stellen Sie sicher, dass ein Prozess in Ihrem Unternehmen so abläuft, wie er definiert wurde?
Ein digitaler Prozess liefert Prozesssicherheit. Die Einhaltung eines definierten Regelwerks wird sichergestellt. Nur wie geht das?
Der Anwender wird über Dialogfelder frei oder regelbasiert durch seine Tätigkeit geführt. Eingabemöglichkeiten können Freitexte, Auswahlfelder oder Checklisten sein. Je nach Eingabe können ergänzende Informationen (Datensätze oder Dateien) als Bearbeitungsgrundlage in den Prozess geladen werden. Die Tätigkeit kann aber auch vollständig automatisch auf Basis von definierten Regeln ausgeführt werden. Der Anwender überwacht dann nur noch das Regelwerk bzw. bearbeitet die Abweichungen. So wird u.a. auch Unternehmenswissen systematisiert erfasst.
In einem digitalen Prozess werden unterschiedliche Rollen definiert. Anwender mit den gleichen Tätigkeiten bzw. Rechten werden einer Rolle zugeordnet. Eine Tätigkeit wird dann nicht einer einzelnen Person sondern einer Rolle im Prozess zugewiesen. Somit können mehrere Personen auf die Tätigkeiten zugreifen und diese bearbeiten. Es werden Eskalationszeiten festgelegt – somit bleibt keine Tätigkeit liegen und auch Vertretungen werden fest definiert.
Im Prozess wird genau definiert:
Wer (Rolle) etwas macht
Wann im Prozess die Rolle etwas macht
Welche Tätigkeit die Rolle im Prozess ausübt
Eskalationszeiten – Falls eine Tätigkeit nicht direkt ausgeführt wird
In einem digitalen Prozess werden sowohl Entscheidungskompetenzen als auch Freigaben und Handlungsvollmachten fest definiert.
Wie laufen Genehmigungen in Ihrem Unternehmen ab? Gibt es eine Genehmigungsmatrix?
Mit Hilfe von digitalen Prozessen können Sie Genehmigungen ganz einfach verwalten und vor allem auch nachvollziehen und prüfen. Ob eine Reisekostenabrechnung oder eine Budgetfreigabe, alles kann hier definiert werden. Genehmigungen nach dem 4-Augen-Prinzip oder auch regelbasierte Genehmigungen werden in einer Genehmigungsmatrix definiert und richten sich nach der Hierarchie im Unternehmen. Bei jeder Genehmigung wird somit sichergestellt, dass die Entscheidungskompetenzen und die Handlungsvollmachten der Mitarbeiter eingehalten werden.
Der Prozess läuft also genau so ab, wie er definiert wurde. Wir sprechen hier von Prozesssicherheit.
Falls Sie noch keine digitalen Prozesse haben, gibt es aber bestimmt die klassischen Arbeitsanweisungen oder Checklisten für jedwede Aufgabe in Ihrem Unternehmen. Mit Hilfe dieser Richtlinien werden die Prozesse abgebildet und der Arbeitsablauf ist am Ende verbindlich definiert. Dabei wird festgelegt, ob der Ablauf statisch oder dynamisch oder ein Mix aus beidem ist. Das kann in Abhängigkeit von der Mitarbeiterauslastung, den Prozessengpässen oder der Prioritätenvorgaben erfolgen.
Wie überprüfen Sie, ob die Entscheidungskompetenzen und Handlungsspielräume Ihrer Mitarbeiter eingehalten werden? Können Sie sicherstellen, dass die Prozesse in Ihrer Organisation so ablaufen, wie sie definiert wurden?
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