Startschuss in die Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung – Was ist das?

Unter einem Geschäftsprozess versteht man einen strukturierten Ablauf im Unternehmen, mit Hilfe dessen ein definiertes Ziel erreicht wird. Ein Prozess läuft immer „end-to-end“ ab. Es gibt einen sogenannten Input, darauf folgt die Transformation und man kommt am Ende zu seinem Output. Die im Unternehmen bestehenden Arbeitsabläufe / Prozesse werden im Zuge der Prozessdigitalisierung Schritt für Schritt definiert und digital abgebildet. Dabei können Teilschritte oder sogar komplette Prozesse automatisiert werden.

Die Vorteile digitaler Prozesse

• Transparenz über den gesamten Ablauf

• Prozesssicherheit – Sicherstellung der Einhaltung des definierten Regelwerks

• Messbarkeit

• Systemübergreifende Informationsbereitstellung in die Tätigkeit der Prozesse

• Sicherstellung der Eingabequalität durch Datenbankabfragen und Plausibilitätsprüfungen

• Standardisierte Tätigkeiten automatisieren

• Entscheidungsempfehlungen bereitstellen

• Ganzheitliche Integration – Vermeidung von Medienbrüchen

• Effizienz und Effektivität → Zeitersparnis

Welche Geschäftsprozesse können digitalisiert werden?

• Kernprozesse

• Unterstützungsprozesse

Kernprozesse sind kundenbezogen und haben einen direkten Einfluss auf die Wertschöpfungskette. Die Digitalisierung wirkt sich direkt auf die Kundenbeziehung aus und kann somit den Geschäftserfolg positiv beeinflussen. Am Ende eines Prozesses kann eine Zufriedenheitsumfrage gestartet werden. Der Kunde kann ein persönliches Feedback geben und dem Unternehmen mitteilen, wie zufrieden er mit dem Ergebnis ist.

Ein Beispiel für die Digitalisierung eines Kernprozesses ist der Vertriebsprozess. Digitale Lösungen helfen den Mitarbeitern unter anderem dabei, Angebote schneller zu erstellen und Aufträge zügiger zu bearbeiten. Alle kundenrelevanten Daten können in den Prozess geladen werden und sind somit immer aktuell. Der Angebotsprozess startet durch die E-Mail eines Kunden. Diese wird in das Dashboard geladen und durch den Anwender dem Bereich Angebot zugeordnet. Der Prozess prüft im Hintergrund, ob es den Kunden schon gibt und ob es sich um ein neues Angebot oder eine Angebotsänderung handelt. Alle wesentlichen Informationen des Kunden werden durch Datenbankabfragen in den Prozess geladen. Die Ausarbeitung des Angebots erfolgt mit Hilfe von Auswahlfeldern. Hier sind Regeln und Datenbankabfragen hinterlegt. Der Anwender gibt dann nur noch die Artikelnummer und die Menge ein. Der Prozess legt automatisch den Preis fest und gibt mögliche Staffelrabatte an. Im nächsten Schritt wird noch geklärt, ob es Sonderkonditionen gibt. Danach sendet der Anwender den Angebotsprozess ab und im Hintergrund wird eine Angebots-PDF erstellt und direkt per E-Mail an den Kunden gesendet. Das Angebot selbst wird auch im ERP-System beim Kunden abgelegt. Somit werden alle Informationen gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

Zu den Unterstützungsprozessen zählen in der Regel administrative Prozesse. Diese haben keinen direkten Einfluss auf den Kunden, sondern machen sich durch eine Ressourceneinsparung bemerkbar. Das Back-Office beispielsweise kann administrative Tätigkeiten automatisieren und somit effektiver und effizienter arbeiten.

Ein Beispiel für einen Unterstützungsprozess ist die Personalanforderung. Hier wird von der Meldung des Personalbedarfs bis zur Stellenausschreibung der Prozess digital abgebildet. Der Abteilungsleiter stellt die Personalanforderung ein und dann startet der Prozess. Im Routing wird festgelegt wer welche Freigaben erteilen kann. Hier orientiert man sich an der Hierarchie im Unternehmen und legt diese als Genehmigungsmatrix fest. Nachdem die Personalanforderung genehmigt wurde, bekommt der Antragsteller und alle weiteren Beteiligten (z.B. Betriebsrat, Bereichsleiter) eine Info darüber. Danach wir die Stellenausschreibung automatisch (mit Hilfe der Informationen bei der Personalanforderung) erstellt und zur Freigabe weitergeleitet. Im letzten Schritt wird die Stellenanzeige automatisiert an die externen Dienstleister zur Veröffentlichung versendet.

Prinzipiell kann jeder Prozess im Unternehmen digitalisiert werden. Nur wie geht man dabei vor? Mit Hilfe dieser fünf Schritte können sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen starten.

1. Identifikation

2. Digitalisierungsgrad

3. Kosten-Nutzen-Analyse

4. Priorisierung

5. Umsetzung

1. Identifikation Im ersten Schritt werden die Prozesse identifiziert, die das Potential zur Digitalisierung haben. Auch wenn jeder Prozess digitalisierbar ist, muss er nicht unbedingt digitalisierungswürdig sein. Ein Ausgangspunkt für die Identifikation ist das ISO Referenzmodell. Falls die Prozesse noch nicht in dem Modell bzw. auf einer Prozesslandkarte abgebildet und beschrieben sind, können sie auch mit Hilfe der Analyse des Organigramms und verschiedenen Brainstorming-Sessions mit den Abteilungen im Unternehmen starten. Des Weiteren ist es hilfreich alle standardisierten Formulare und Arbeitsanweisungen im Unternehmen zusammen zu tragen. 2. Digitalisierungsgrad Hier müssen die identifizierten Prozesse auf ihren Grad der Digitalisierung bewertet werden, um das Potential ermitteln zu können. Ein standardisiertes Schema zur Einordnung der einzelnen Geschäftsprozesse ist sehr hilfreich. Folgende Kategorien können dafür verwendet werden:

• Arbeitsablauf ist komplett analog und auf Papierbasis

• Prozess ist zum Teil digitalisiert mit einfachen Hilfsmitteln (z.B. Word-Formulare)

• Prozess, der mithilfe einer speziellen, professionellen Software die Schritte abbildet (die einzelnen Schritte sind aber weiterhin analog)

• Prozess ist vollständig digitalisiert (ohne jegliche System- / Medienbrüche)

3. Kosten-Nutzen-Analyse Ziel der Prozessdigitalisierung ist die Steigerung der Wertschöpfung. Daher sollten die Prozesse anhand quantitativer und qualitativer Kriterien bewertet werden. Folgende Fragen sollten diesbezüglich geklärt werden:

• Wie häufig läuft der Prozess durch?

• Können Schritte automatisiert werden?

• Werden Daten erhoben, die an anderer Stelle schon vorhanden sind?

• Wie hoch ist das Einsparungspotential (zeitlich und finanziell)?

• Welche Qualitätsverbesserungen können dadurch erzielt werden?

• Was wird die Digitalisierung kosten (Software, Schulungen)?

4. Priorisierung Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus der Kosten-Nutzen-Analyse erstellt man in diesem Schritt eine Rangliste der zu digitalisierenden Geschäftsprozesse. Es sollten auch ineinandergreifende Prozesse bei der Priorisierung beachtet werden. 5. Umsetzung Jetzt beginnt die Prozessdigitalisierung. Man startet mit den am höchsten priorisierten Prozessen und arbeitet die Rangliste ab. Unterstützend zur Digitalisierung sollten die Prozesse optimiert und Teilschritte bzw. ganze Prozesse auch automatisiert werden. ​ Häufige Fehler bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

• Viele einzelne Tools

• Einzelne Geschäftsprozesse isoliert digitalisieren

• Prozesse mit vorhandenen IT-Systemen digitalisieren

• Mitarbeiter werden nicht einbezogen

Viele einzelne Tools Bevor man sich für ein Tool entscheidet, beginnt das Research. Durch die enorme technologische Entwicklung der vergangenen Jahre, gibt es unzählige (Insel-)Lösungen für den Bereich der Digitalisierung. Bei den meisten Tools bekommt der Anwender eine Lösung, die verspricht, einen spezifischen Anwendungsbereich bestmöglich zu digitalisieren. Jedoch besteht kein Unternehmen aus Silolandschaften, sondern es werden überall Daten und Informationen ausgetauscht. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es nicht darum, das beste Tool für jeden Anwendungsfall zu haben, sondern die Systemlandschaft zu straffen und Mitarbeiter zu entlasten. Das funktioniert durch die Implementierung von digitalen End-to-End Prozessen. Im besten Fall nutzt man eine Digitalisierungsplattform, die über Schnittstellen mit allen anderen Tools im Unternehmen kommuniziert. Einzelne Geschäftsprozesse isoliert digitalisieren Wenn Unternehmen mit dem Thema Digitalisierung starten, fokussieren sie sich oft auf einzelne Prozesse, die isoliert betrachtet werden. Die Buchhaltung sagt beispielsweise, dass sie eine Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung benötigen. Dann wird hierfür das beste Tool ausgesucht und es entsteht der klassische Tunnelblick auf den Einzelfall. Hier wird dann nur die Brauchbarkeit des Tools auf den Einzelfall bewertet und nicht die Einsatzmöglichkeit für andere Anwendungszwecke. Eine ganzheitliche Lösung wird oft gar nicht in Betracht gezogen, denn jedes Tool verspricht, dass es das Beste für seinen speziellen Anwendungsfall ist. Da viele Prozesse aber auf Daten oder auch auf Schritte aus anderen Prozessen aufbauen bzw. parallel ablaufen, ist es wichtig, dass die Plattform unternehmensweit für unterschiedliche Anwendungszwecke verwendet werden kann. Nur dann kann die Effizienz spürbar und dauerhaft gesteigert werden. Prozesse mit vorhandenen IT-Systemen digitalisieren Anbieter von ERP oder CRM-Systemen werben damit, dass ihr Tool zur Digitalisierung genutzt werden kann. Jedoch wird hier oft außer Acht gelassen, dass die Standardanwendungen oftmals nicht in der Lage sind, die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens vollumfänglich abbilden zu können. Werden die Systeme dennoch für die Digitalisierung eingesetzt, kommt es zu den klassischen Medienbrüchen und die Prozesse laufen nicht mehr digital und vor allem nicht mehr automatisiert ab. Mit Hilfe einer Digitalisierungsplattform werden die Daten an der benötigten Stelle im Prozess zur Verfügung gestellt und der Anwender kann diese nutzen und direkt darauf zugreifen. Schnittstellen helfen dabei, die Kommunikation zwischen den Systemen herzustellen und automatisierte Prozessschritte erleichtern den Informationsaustausch. Dadurch kann man Prozesssicherheit herstellen und Freigaben können bereichsübergreifend und auf Basis der Hierarchie im Unternehmen abgebildet werden. Mitarbeiter werden nicht einbezogen Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das Arbeiten mit einem neuen System sowie neue Abläufe verändern den Arbeitsalltag. Das gefällt nicht unbedingt jedem. Daher sollte man die Mitarbeiter mit ins Boot holen und sie vor allem auch in das Projekt Digitalisierung einbeziehen. Denn wer weiß besser, wie ein Prozess abläuft, als der Bearbeiter? Die Mitarbeiter haben das Detail-Wissen über die Prozesse und sind somit sehr wichtige Akteure bei der Prozessdigitalisierung. ​ ​ Prozesse digitalisieren – die optimale Lösung Den meisten Unternehmen ist mittlerweile klar, dass sie sich langfristig nur am Markt behaupten können, wenn sie ihre internen Prozesse digitalisieren. Warten Sie nicht zu lange und suchen Sie sich einen geeigneten Partner, der Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse unterstützt. Denn dann können Sie eine Steigerung entlang der Wertschöpfungskette ganz schnell und einfach erreichen.